Opdracht: Het implementeren van de benodigde werkprocessen t.b.v. kwaliteit- en efficiencyverbetering van de GRZ-afdeling, waarbij de financiële GRZ-kaders uitgangspunt zijn. Doelen: Het revalidatieteam werkt interdisciplinair en biedt een integraal aanbod aan klinisch verblijvende en ambulante revalidanten, zowel individueel als in groepsverband
Er wordt gewerkt vanuit een therapeutisch klimaat op een nieuw in te richten afdeling
Medische en paramedische klantgebonden tijd is flexibel ingezet en beweegt mee met de beschikbare financiering en DBC prognose.
Het GRZ team neemt verantwoordelijkheid voor instroom van klanten, organiseert en borgt de uitvoering daarvan. Er is een instroomproces vastgelegd.
Als toevoeging aan de opdracht is het uitstroomproces ook onder de loep genomen, aangepast en vastgelegd.
Er is zicht op de te realiseren productie afspraak in aantal DBC’s en het financiële kader van de productie afspraak met de zorgverzekeraars en de financiële vertaalslag naar formatie-inzet voor het zorgteam en behandelaren.
Registratie en facturatie processen verlopen effectief en efficiënt
Aanpak:
Door fysiek 20 uur per week aanwezig te zijn op de locatie en mee te draaien in het multidisciplinaire overleg (MDO), werd duidelijk welke processen niet goed gingen en waar de pijnpunten binnen de organisatie lagen. Vervolgens heb ik de benodigde processen verbeterd, laten vastleggen en de nieuwe werkwijze geïmplementeerd op alle niveaus.
Resultaten:
- Beschikbare FTE zorgteam en behandelaren is berekend en gecommuniceerd met opdrachtgever en met zorgteam en behandelaren.
- Het werken volgens de beschikbare DBC-inhoud is in gang gezet.
- Voorlopige ontslagdatum (VOD) wordt bij opname of in eerste MDO vastgesteld o.b.v. GRZ-DBC’s,
- Ingezette BH-uren worden bijgehouden en in ieder MDO bekeken en afgestemd met de nog (beschikbare) in te zetten BH-tijd,
- Verwachte DBC wordt in ieder MDO beoordeeld op haalbaarheid en zo nodig bijgesteld
- VOD (en mogelijke aangepaste VOD) wordt direct gecommuniceerd aan (familie van) de cliënt zodat werkhouding van cliënt geactiveerd wordt, familie weet waar ze naar toe moeten werken om ouder/partner weer thuis te kunnen opvangen (en zaken gaan regelen) en mogelijke problemen/voorziene knelpunten al bij aanvang bekend worden zodat er sneller op geanticipeerd kan worden
- Bij ontslag van cliënt wordt 17 dagen voor ontslag contact opgenomen met ‘cliëntenadministratie’ zodat een vervolgindicatie aangevraagd kan worden indien nodig (thuiszorg of ZZP). ‘Cliëntenadministratie’ weet dat ze hier voorrang aan moeten geven, zodat doorstroom op de GRZ-afdeling mogelijk gemaakt wordt.
- De wet- en regelgeving met betrekking tot de GRZ is gecommuniceerd aan zorgteam en behandelaren
- Verkeerde bed-problematiek is aangepakt: De instroom van cliënten wordt kritischer bekeken en eventueel worden cliënten afgewezen o.b.v. GRZ-indicatie (triage). Voorstel om vaker naar het ziekenhuis te gaan bij twijfelgevallen is wel bekend bij SO maar wordt vanwege tijdgebrek nog niet gedaan. Voorstel om dan meer telefonisch te overleggen met specialist in zkh wordt opgepakt. Gesprek met ziekenhuis m.b.t. maken van beleidsmatige afspraken is in gang gezet.
- Functieprofielen voor medewerkers zorgteam zijn beschreven
- Ambulante vervolgzorg wordt geboden, zij het dat dit zich nog beperkt tot poliklinische behandeling. Het proces (m.n. afspraken regelen) is vastgelegd en daar wordt naar gehandeld.
- Standaard (gekwantificeerde) BH-paden voor de meest voorkomende DBC’s zijn gereed.
- Problemen van het zorgteam m.b.t. in te zetten uren zorg en ervaren werkdruk is geanalyseerd, zodat er op beter op gestuurd kan worden. Deze is teruggekoppeld aan opdrachtgever en zorgteam. Plan van aanpak voor verbeterpunten wordt nu samen met teamcoach opgepakt.
- Formatie voor zorgteam en basisrooster is gereed. De juiste “contracten-mix” zijn naast de huidige contracten gelegd en bijgesteld of aangevuld waar nodig. In de toekomst is er naast de “roostertool” ook de “schakeltool” beschikbaar om de zorgzwaarte van de cliënten te kunnen kwantificeren en op basis daarvan (tijdelijk) het rooster aan te passen.
- Informatiefilmpje voor cliënten die net zijn opgenomen is in ontwikkeling. Dit ten behoeve van een betere informatie voorziening (en dus clientenwaardering),
- De beschikbare tijd bij opname zal efficiënter ingezet worden (voor bepaalde zaken kan verwezen worden naar de informatiefilm)
- Je hebt bewijs dat alle noodzakelijke informatie ook daadwerkelijk verstrekt is aan de client (daar waar nu sommige zaken niet benoemd worden!).
- Schriftelijke informatievoorziening voor client bij opname is in een ver gevorderd stadium.
- De benodigde (ICT) sleutels om tot de juiste managementinformatie te komen zijn bekend binnen de organisatie.
- Procesbeschrijvingen zijn stap-voor-stap doorgenomen en gecheckt met werkelijkheid. Daar waar nodig is de procesbeschrijving aangepast en/of verbeterd. Vervolgens zijn de zorgmedewerkers geinformeerd over deze procesbeschrijving en is de daaruit voortvloeiende werkwijze gecontroleerd in de praktijk.
- Opbrengstverrekening 2013 is inzichtelijk gemaakt. Wat ontvangt de organisatie o.b.v. gerealiseerde DBC’s, wat in termen van DBC’s, hoe groot zijn de verschillen en wat betekent dit voor de benodigde sturing intern?
- Consultfunctie (coachende functie) voor allerhande vragen die leven op de afdeling. Nadat de teamverpleegkundige langdurig ziek is geworden, was hier ook grote behoefte aan.
Effecten:
- Er staat nu een multidisciplinair GRZ-team, dat werkt binnen de financiele kaders, binnen een (startend) therapeutisch klimaat, waarbij de vooraf vastgestelde doelen in het merendeel van de gevallen gerealiseerd worden binnen de vooraf vastgestelde termijn.
- Er is tijdige stuurinformatie.
- Het GRZ-zorgteam is grotendeels zelfsturend, door onder meer een ‘roostertool’ en een ‘schakeltool’.
- Er wordt naast klinische zorg ook ambulante zorg geboden
Over de samenwerking met Advisaris:
Binnen een half jaar is het werken op de GRZ-afdeling weer leuk en is tevens een effiencyslag gemaakt, waar we met z’n allen trots op mogen zijn!
